Realisierung

Checklisten und Merkblätter

Potenzialanalyse

Wenn Sie sich mit der Einführung von E‑Invoicing auseinandersetzen möchten, ist eine erste Potentialanalyse sinnvoll. In dieser ersten Phase gilt es, die Rahmenbedingungen zu klären und die Potenziale zu plausibilisieren. Zudem sind intern die Interessen der unterschiedlichen Abteilungen zusammenzubringen und die nötige Unterstützung durch die Führung zu erlangen.

Lösungskonzeption

Nachdem Sie sich mit den Grundlagen zum E-Invoicing vertraut gemacht haben, sollten Sie im nächsten Schritt ein grobes Lösungskonzept erstellen. Darin werden die anzubindenden Geschäftspartner, die betroffenen Prozesse, die beteiligten Systeme und die Organisation konkretisiert. Eine klare und realistische Lösungskonzeption kann das Risiko von Fehlinvestitionen oder überhöhten Projektkosten wesentlich reduzieren.

Lösungsentwicklung

Nach der Klärung von IST- und SOLL-Zustand müssen Sie die möglichen Lösungen vergleichen und eine Entscheidung treffen. Ebenso müssen Partner für die zu implementierende E-Invoicing-Lösung gewonnen werden. Diese beinhaltet sowohl eine Entscheidung über die Zusammenarbeit mit einem oder mehreren Service-Providern und Anbietern von Business-Software als auch die zukünftige Anbindung von Kunden bzw. Lieferanten an den elektronischen Rechnungsprozess. Grundlegende Erfolgsfaktoren sind die Vereinfachung, Standardisierung, Stammdatenbereinigung und die genügende Berücksichtigung externer Einflüsse und Stakeholder.

Umsetzung

Nachdem das Konzept verabschiedet wurde, gilt es, mit internen und externen Beteiligten, das skizzierte Lösungskonzept zu präzisieren und die Umsetzung vorzubereiten. Weil in E‑Invoicing-Projekten viele Anspruchsgruppen involviert sind, müssen Bereitschaft, Prioritäten, Qualitätsansprüche oder Erwartungen aufeinander abgestimmt werden.

Das Ziel dieser Phase ist, das Pilotprojekt sorgfältig vorzubereiten, um die Durchführung optimal gestalten zu können. Die Teilnehmer am Piloten müssen strategisch klug gewählt werden und auch die erforderlichen Anpassungen an IT-Systemen sind vorzunehmen, um aussagekräftige Ergebnisse aus dem Pilottest zu erhalten.

Roll-out und Betrieb der E-Invoicing-Lösung

Nach dem erfolgreichen Abschluss des Pilotprojekts steht an, möglichst viele Geschäftspartner in den elektronischen Prozess einzubinden. Diese Aufgabe erfordert Hartnäckigkeit, Kommunikations- und Verhandlungsgeschick, aber auch eine gute Portion Verständnis für die andere Seite.

Das Roll-out, das heisst die Ausbreitung der Lösung, sollte deshalb in kompetente Hände gelegt werden. Neben der klaren Verantwortung mit messbaren, realistischen Zielen sollte die Stelle mit genügend Kompetenzen ausgestattet werden, um die für den Erfolg nötigen Massnahmen ergreifen zu können. Um die Bereitschaft der Geschäftspartner in Bezug auf Prozess- und Systemumstellungen zu erhöhen, muss laufend nach Verbesserungen und Vereinfachungen gesucht werden.