Grundlagen

Die elektronische Rechnung (E-Rechnung)

Eine elektronische Rechnung ist ein elektronisches Dokument, welches auf elektronischem Weg zugestellt wird und die gleichen Inhalte und Rechtsfolgen hat wie eine Rechnung auf Papier. Das Dateiformat und die Übermittlungsart können dabei unterschiedlich sein.

Übermittlung der E-Rechnung

Wie es unterschiedliche Formen von E-Rechnungen gibt, gibt es auch unterschiedliche Übermittlungswege. Je nach Intensität der Kundenbindung und der technischen Möglichkeiten von Sender und Empfänger empfehlen sich unterschiedliche Lösungen.

Rechnungsformate (Standards)

Standardisierungsorganisationen schaffen ein gemeinsames Verständnis über Prozesse und Nachrichteninhalte. Damit reduzieren sie die Vielfalt möglicher Umsetzungen.

swissDIGIN-Inhaltsstandard

Durch die Harmonisierung der Inhaltsanforderungen an die elektronische Rechnung unter Grossunternehmen wurde bereits 2005 ein branchenneutraler Standard für den Business-to-Business-Verkehr entwickelt. Dieser Standard schafft für Rechnungssteller und für Hersteller von ERP-/Fakturierungs-Systemen Orientierung und Transparenz und wird mit Hilfe der führenden Service-Provider für E-Invoicing im Markt verbreitet. Dadurch steigt die Akzeptanz und Nutzung der elektronischen Rechnung in der Schweiz im B2B-Bereich.

Siehe auch Standard - Inhaltsstandard

Keine Pflicht zur digitalen Signatur

Bei übermittelten und aufbewahrten Daten, die für den Vorsteuerabzug, die Steuererhebung oder den Steuerbezug relevant sind, muss unabhängig davon, ob sie auf Papier oder elektronisch vorliegen, der Nachweis des Ursprungs und der Unverändertheit erbracht werden. Der Nachweis des Ursprungs und der Unverändertheit gilt als erbracht, wenn die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung nach Artikel 957 ff. OR eingehalten sind. Die Papierrechnung, die gescannte Papierrechnung und die elektronische Rechnung sind gleichgestellt, denn die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung gelten für alle Arten von Buchungsbelegen.

Archivierung der Rechnung

Die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege können auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden, soweit dadurch die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen und Sachverhalten gewährleistet ist und wenn sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können (Artikel 958 f. OR).

Angaben einer Rechnung

MWSTG Art. 26, Abs. 2

Die Rechnung muss den Leistungserbringer oder die Leistungserbringerin, den Leistungsempfänger oder die Leistungsempfängerin und die Art der Leistung eindeutig identifizieren und in der Regel folgende Elemente enthalten:

a. den Namen und den Ort des Leistungserbringers oder der Leistungserbringerin, wie er oder sie im Geschäftsverkehr auftritt, den Hinweis, dass er oder sie im Register der steuerpflichtigen Personen eingetragen ist, sowie die Nummer, unter der er oder sie eingetragen ist;

b. den Namen und den Ort des Leistungsempfängers oder der Leistungsempfängerin, wie er oder sie im Geschäftsverkehr auftritt;

c. Datum oder Zeitraum der Leistungserbringung, soweit diese nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmen;

d. Art, Gegenstand und Umfang der Leistung;

e. das Entgelt für die Leistung;

f. den anwendbaren Steuersatz und den vom Entgelt geschuldeten Steuerbetrag; schliesst das Entgelt die Steuer ein, so genügt die Angabe des anwendbaren Steuersatzes.

Interconnection

Bei einem Telefongespräch stellen Sie sich nicht die Frage, bei welchem Anbieter Ihr Gesprächspartner einen Vertrag abgeschlossen hat. Durch die vereinbarte Interconnection zwischen den einzelnen Anbietern wird das Gespräch durchgestellt und im Hintergrund die Gebühren unter den beteiligten Anbietern aufgeteilt. Beim Austausch von E-Rechnungen via Service-Provider stellt sich die gleiche Herausforderung, wenn Rechnungssender und Rechnungsempfänger nicht beim gleichen Anbieter registriert sind. Eine Übersicht der bestehenden Verbindungen zwischen den Service-Providern finden Sie unter: 

Dienstleister - Service-Provider

Die Verfahrensdokumentation

Die Verfahrensdokumentation muss es laut GeBüV Art. 4 einem buchführungskundigen Dritten erlauben, die Funktionsweise eines Datenverarbeitungssystems unter angemessenem Zeitaufwand ausreichend zu begreifen, um die darin enthaltenen Daten hinsichtlich ihrer formellen und sachlichen Richtigkeit innerhalb nützlicher Frist prüfen zu können. Im Zusammenhang mit E-Invoicing dokumentiert sie, wie das Unternehmen die elektronische Rechnungsabwicklung ausgestaltet hat und wie die kritischen Prozesse beherrscht werden. Sie ist deshalb auch organisationsintern von grossem Nutzen, wenn sie als Grundlage für Modifikationen am System und für die Anleitung von Mitarbeitenden verwendet wird.

Beweismittelfreiheit MWST

Im aktuellen MWSTG gilt der Grundsatz der Beweismittelfreiheit. Es ist unzulässig, Nachweise ausschliesslich vom Vorliegen bestimmter Beweismittel abhängig zu machen (Art. 81, Abs. 3 MWSTG).

QR-Rechnung und E-Rechnung

Ab Mitte 2020 wird der aktuelle Einzahlungsschein durch einen Zahlteil mit QR-Code ersetzt. Der QR-Code enthält alle für die Ausführung einer Zahlung benötigten Angaben in strukturierter Form. Diese Daten können maschinell gelesen werden. Zusätzliche Angaben für die automatische Rechnungsverarbeitung können im QR-Code gespeichert werden.
Weitere Informationen finden Sie unter: www.paymentstandards.ch

Grenzüberschreitende Rechnungsstellung

Teilnehmerverzeichnis E-Invoicing

Das E-Invoicing-Teilnehmerverzeichnis eDirectory.ch führt in der Schweiz domizilierte Unternehmen und Organisationen auf, die mit ihren Geschäftspartnern Rechnungen in strukturierter, elektronischer Form austauschen wollen und dafür mit einem der bei eDirectory.ch mitwirkenden E-Invoicing Service-Provider zusammenarbeiten.

Das Verzeichnis unterstützt die Identifikation von Geschäftspartnern, die bereits E-Invoicing betreiben und trägt zu einer stärkeren Verbreitung des elektronischen Rechnungsaustauschs in der Schweiz bei.

Kosten-Nutzen-Betrachtungen

Dieses Excel-Tool soll Unternehmen und Organisationen bei der Evaluation und Planung von E-Invoicing-Projekten Unterstützung leisten. Es richtet sich an Organisationen, die den elektronischen Austausch von Rechnungen mit einem oder mehreren Geschäftspartnern prüfen. Für Organisationen, bei denen die manuelle Erfassung von Rechnungsdaten über einen Webbrowser das voraussichtliche Lösungsszenario ist, eignet sich dieses Bewertungstool nicht. Das Tool ist ein Ergebnis des swissDIGIN-Forums vom 25. Juni 2008.

Statistik

Das swissDIGIN-Forum erhebt jährlich die Anzahl E-Rechnungen, welche durch die branchenneutralen E‑Invoicing-Dienstleister Abacus, Descartes Compudata/B2Bnet, io-market, PENTAG, PostFinance, SIX Paynet, STEPcom und Swisscom im Auftrag von Geschäftskunden aus der Schweiz und dem Fürstentum Liechtenstein an Unternehmen und Organisationen gestellt und übermittelt wurden.

Über 21.49 Millionen elektronische Rechnungen wurden 2018 übermittelt, was einer Zunahme von 12 % gegenüber dem Vorjahr entspricht. Bei den untersuchten Unternehmen machen die Rechnungen in strukturiertem Datenformat mit 84 % den grössten Anteil aus. Der Anteil von E-Rechnungen, die über zwei Dienstleister übermittelt werden (sog. Interoperabilität) liegt stabil bei 4 %. Die Interoperabilität von E-Rechnungen bleibt also weiterhin verhältnismässig auf einem tiefen Niveau. PDF-Rechnungen machen am Gesamtvolumen 12 % aus.

Bericht als PDF

Wichtigste rechtliche Grundlagen (Schweiz)

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