Grundlagen 

In einer Zeit, in der das Arbeiten mit IT Alltag ist und ein Grossteil der schriftlichen Kommunikation digital abläuft, wirkt das Festhalten an der Papierrechnung Wie ein Anachronismus. Hat eine Organisation mit Tausenden von Rechnungen zu tun, dann liegt der Wunsch eines elektronischen Rechnungsaustauschs nahe. Das bietet Optimierungspotenziale für Rechnungssteller und Rechnungsempfänger. 
 

Die elektronische Rechnung (e-Rechnung)

Eine elektronische Rechnung ist ein elektronisches Dokument, welches auf elektronischem Weg zugestellt wird und die gleichen Inhalte und Rechtsfolgen hat wie eine Rechnung auf Papier. Das Dateiformat und die Übermittlungsart können dabei unterschiedlich sein.

Übermittlung der e-Rechnung

Wie es unterschiedliche Formen von E-Rechnungen gibt, gibt es auch unterschiedliche Übermittlungswege. Je nach Intensität der Kundenbindung und der technischen Möglichkeiten von Sender und Empfänger empfehlen sich unterschiedliche Lösungen. 

Rechnungsformate (Standards)

Standardisierungsorganisationen schaffen ein gemeinsames Verständnis über Prozesse und Nachrichteninhalte. Damit reduzieren sie die Vielfalt möglicher Umsetzungen. 

Keine Pflicht zur digitalen Signatur 

Bei übermittelten und aufbewahrten Daten, die für den Vorsteuerabzug, die Steuererhebung oder den Steuerbezug relevant sind, muss unabhängig davon, ob sie auf Papier oder elektronisch vorliegen, der Nachweis des Ursprungs und der Unverändertheit erbracht werden. Der Nachweis des Ursprungs und der Unverändertheit gilt als erbracht, wenn die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung nach Artikel 957 ff. OR eingehalten sind. Die Papierrechnung, die gescannte Papierrechnung und die elektronische Rechnung sind  gleichgestellt, denn die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung gelten für alle Arten von Buchungsbelegen. 

Quelle: "Der elektronische Geschäftsverkehr EGV" (Eidgenössische Steuerverwaltung ESIV) 

Archivierung der Rechnung 

Die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege können auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden, soweit dadurch die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen und Sachverhalten gewährleistet ist und wenn sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können (Artikel 958 f. OR).

Quelle: "Der elektronische Geschäftsverkehr EGV" (Eidgenössische Steuerverwaltung ESIV) 

Angaben einer Rechnung 

MWSTG Art. 26, Abs. 2 

Die Rechnung muss den Leistungserbringer oder die Leistungserbringerin, den Leistungsempfänger oder die Leistungsempfängerin und die Art der Leistung eindeutig identifizieren und in der Regel folgende Elemente enthalten: 

a. den Namen und den Ort des Leistungserbringers oder der Leistungserbringerin, wie er oder sie im Geschäftsverkehr auftritt, den Hinweis, dass er oder sie im Register der steuerpflichtigen Personen eingetragen ist, sowie die Nummer, unter der er oder sie eingetragen ist; 

b. den Namen und den Ort des Leistungsempfångers Oder der Leistungsempfångerin, Wie er Oder sie im Geschäftsverkehr auftritt; 

c. Datum oder Zeitraum der Leistungserbringung, soweit diese nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmen; 

d. Art, Gegenstand und Umfang der Leistung; 

e. das Entgelt für die Leistung; 

f. den anwendbaren Steuersatz und den vom Entgelt geschuldeten Steuerbetrag; schliesst das Entgelt die Steuer ein, so genügt die Angabe des anwendbaren Steuersatzes. 

Interconnection 

Bei einem Telefongespräch stellen Sie sich nicht die Frage, bei welchem Anbieter Ihr Gesprächspartner einen Vertrag abgeschlossen hat. Durch die vereinbarte Interconnection zwischen den einzelnen Anbietern wird das Gespräch durchgestellt und im Hintergrund die Gebühren unter den beteiligten Anbietern aufgeteilt. Beim Austausch von E-Rechnungen via Service-Provider stellt sich die gleiche Herausforderung, wenn Rechnungssender und Rechnungsempfänger nicht beim gleichen Anbieter registriert sind. Eine Übersicht der bestehenden Verbindungen zwischen den Service-Providern finden Sie unter: 

Dienstleister - Service-Provider 

Die Verfahrensdokumentation 

Die Verfahrensdokumentation muss es laut GeBüV Art. 4 einem buchführungskundigen Dritten erlauben, die Funktionsweise eines Datenverarbeitungssystems unter angemessenem Zeitaufwand ausreichend zu begreifen, um die darin enthaltenen Daten hinsichtlich ihrer formellen und sachlichen Richtigkeit innerhalb nützlicher Frist prüfen zu können. Im Zusammenhang mit E-lnvoicing dokumentiert sie, wie das Unternehmen die elektronische Rechnungsabwicklung ausgestaltet hat und wie die kritischen Prozesse beherrscht werden. Sie ist deshalb auch organisationsintern von grossem Nutzen, wenn sie als Grundlage für Modifikationen am System und für die Anleitung von Mitarbeitenden verwendet wird. 

Beweismittelfreiheit MWST 

Im aktuellen MWSTG gilt der Grundsatz der Beweismittelfreiheit. Es ist unzulässig, Nachweise ausschließlich vom Vorliegen bestimmter Beweismittel abhängig zu machen (Art. 81, Abs. 3 MWSTG). 

QR-Rechnung und E-Rechnung 

Ab Mitte 2020 wird der aktuelle Einzahlungsschein durch einen Zahlteil mit QR-COde ersetzt. Der QR-COde enthält alle für die Ausführung einer Zahlung benötigten Angaben in strukturierter Form. Diese Daten können maschinell gelesen werden. Zusätzliche Angaben für die automatische Rechnungsverarbeitung können im QR-COde gespeichert werden. 

Weitere Informationen finden Sie unter: Einführung der QR-Rechnung

Die beiden neuen Angaben der QR-Rechnung Zur Abwicklung der Zahlung sind in einer E-Rechnung wie folgt abzubilden: 

• QR-Referenz in Feld K-05-05 Zahlungsreferenznummer
• QR-IBAN in Feld K-05-08a IBAN-Nummer 

Teilnehmerverzeichnis 

Das E-Invoicing-Teilnehmerverzeichnis eDirectory.ch führt in der Schweiz domizilierte Unternehmen und Organisationen auf, die mit ihren Geschäftspartnern Rechnungen in strukturierter, elektronischer Form austauschen wollen und dafür mit einem der bei eDirectory.ch mitwirkenden E-lnvoicing Service-Provider zusammenarbeiten. Das Verzeichnis unterstützt die Identifikation von Geschäftspartnern, die bereits E-lnvoicing betreiben und trägt zu einer stärkeren Verbreitung des elektronischen Rechnungsaustauschs in der Schweiz bei. 

Kosten-Nutzen-Betrachtungen 

Dieses Excel-Tool soll Unternehmen und Organisationen bei der Evaluation und Planung von E-lnvoicing-projekten Unterstützung leisten. Es richtet sich an Organisationen, die den elektronischen Austausch von Rechnungen mit einem oder mehreren Geschäftspartnern prüfen. Für Organisationen, bei denen die manuelle Erfassung von Rechnungsdaten über einen Webbrowser das voraussichtliche Lösungsszenario ist, eignet sich dieses Bewertungstool nicht. Das Tool ist ein Ergebnis des swissDIGIN-Forums vom 25. Juni 2008. 

• Excel-Tabelle DE 
• Excel-Tabelle FR La Version française est mise a disposition par PostFinance
• Excel-Tabelle IT La versione italiana messa a disposizione dalla PostFinance

Wichtigste rechtliche Grundlagen (Schweiz) 

MWSTG Bundesgesetz über die Mehrwertsteuer

MWSTV Mehrwertsteuerverordnung

GeBüV Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher

ZertES Bundesgesetz über Zertifizierungsdienste im Bereich der elektronischen Signatur

OR Obligationenrecht

Links zu weiteren Informationen Schweiz 

Eidgenössischen Steuerverwaltung ESTV: www.estv.admin.ch

E-Rechnungen ins E-Banking: www.ebill.ch

Links zu weiteren Informationen international 

Arbeitskreis E-Billing (Österreich)

Verband Elektronische Rechnung VeR (Deutschland)

Forum elektronische Rechnung Deutschland Ferd (Deutschland)

factura e (Spanien)

E-Invoice Forum (Finnland)

Digital Business Council (Australien)

European E-Invoicing Service Providers Association EESPA

Open PEPPOL

GENA – Global Exchange Network Association